1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is Link2Events, met maatschappelijke zetel te Sint-Niklaas (België). Voor vragen over dit beleid kunt u schrijven naar [email protected]. Het ondernemingsnummer (KBO/BCE) wordt in de definitieve versie vermeld.
2. Functionaris voor gegevensbescherming
Link2Events stelt een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aan. Zodra deze is aangesteld, kan hij worden gecontacteerd op [email protected] voor elke vraag over de verwerking van uw gegevens of de uitoefening van uw rechten.
3. Doeleinden van de verwerking
GIGZ verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Beheer van de levenscyclus van uitzendarbeid in de evenementensector (inschrijving, contracten, prestaties, loon)
- Naleving van de Belgische wettelijke verplichtingen (Dimona-aangiften, RSZ, fiscaliteit)
- Identiteitsverificatie (KYC) en, voor klanten, solvabiliteitscontrole
- Transactionele communicatie (bevestigingen, accountmeldingen)
- Marketingcommunicatie, uitsluitend met uw voorafgaande toestemming
4. Rechtsgronden
Elke verwerking berust op een rechtsgrond in de zin van artikel 6 van de AVG:
- De uitvoering van het contract dat u met Link2Events verbindt
- De naleving van wettelijke verplichtingen (Belgisch arbeidsrecht, Dimona, RSZ, fiscaliteit)
- Uw toestemming (marketingcommunicatie en optionele verwerkingen)
- Het gerechtvaardigd belang van Link2Events (beveiliging van het platform, fraudepreventie)
5. Categorieën van verzamelde gegevens
Afhankelijk van uw profiel kunnen de volgende categorieën gegevens worden verzameld:
- Identiteitsgegevens (naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, rijksregisternummer / INSZ)
- Contactgegevens (adres, telefoon, e-mail)
- Bankgegevens (IBAN) voor de betaling van prestaties
- Identiteitsdocumenten en bewijsstukken (identiteitskaart, arbeidsvergunning)
- Fiscale en sociale gegevens (statuut, bedrijfsvoorheffing, personen ten laste)
- Contractuele gegevens (contracten, prestaties, loonfiches)
- Voor klanten: bedrijfsgegevens (btw, ondernemingsnummer, solvabiliteit)
6. Ontvangers en verwerkers
Uw gegevens kunnen worden meegedeeld aan de volgende ontvangers en verwerkers, strikt voor zover noodzakelijk:
- PratoFlex (Prato Software) — ERP voor uitzendbeheer en administratieve aangiften
- DigitalOcean — hosting van de gegevens binnen de Europese Unie (Frankfurt)
- Resend — verzending van transactionele e-mails
- Didit — identiteitsverificatie (KYC)
- Google (Google Maps Platform) — hulp bij het invullen van het adres (autocomplete) tijdens de inschrijving
- Unified Post, via PratoFlex — elektronische ondertekening van contracten
- De bevoegde Belgische autoriteiten (RSZ, RVA, belastingadministratie) uit hoofde van wettelijke verplichtingen
- Een dienstverlener voor solvabiliteitscontrole, uitsluitend voor klantaccounts
7. Bewaartermijnen
Uw gegevens worden gedurende de volgende termijnen bewaard:
- Inactief account: 5 jaar na de laatste activiteit (Belgische uitzendwetgeving)
- Contracten en prestaties: 5 jaar na het einde van het contract
- Facturen: 7 jaar (Belgische fiscale verplichting)
- Identiteitsdocumenten: 5 jaar na het einde van het contract, daarna verwijdering
- Aanmeldlogs: 5 jaar (beveiliging en audit)
- Tokens en sessies: korte technische levensduur (van 15 minuten tot 7 dagen)
8. Uw rechten
Overeenkomstig de AVG beschikt u over de volgende rechten, die u op elk moment kunt uitoefenen door te schrijven naar [email protected]:
- Recht op inzage van uw gegevens (art. 15)
- Recht op rectificatie (art. 16)
- Recht op gegevenswissing (art. 17)
- Recht op overdraagbaarheid (art. 20)
- Recht van bezwaar, met name tegen marketing (art. 21)
- Recht op beperking van de verwerking (art. 18)
9. Klacht
Als u van mening bent dat de verwerking van uw gegevens niet conform is, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — [email protected] — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
10. Gegevenslek
In geval van een gegevenslek dat een risico voor uw rechten en vrijheden kan inhouden, zal Link2Events de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen 72 uur op de hoogte brengen en, wanneer het risico hoog is, u zo spoedig mogelijk informeren.